¿Qué hago pre vacaciones?

Estos días tenemos, muchos tenemos la suerte de disfrutar de nuestras vacaciones. Pero antes de ésto, tenemos que dejar todo cerrado y atado para nuestra ausencia.

Para mi hay unos puntos claves que no deben faltar en tu marcha de vacaciones:

DEJA TODO LO MÁS CERRADO POSIBLE

Mi recomendación principal, intenta no dejar nada a medias. Si trabajas con metodologías agile y sprint, hazlos coincidir con tu ausencia. Hacedlo más corto de lo habitual si es necesario, pero no hagas que otra persona gestione lo que estabas llevando tu.

Mi recomendación, es que intentes dejarlo todo hecho el día de antes de irte. Eso te da un día de colchón de tiempo pro si algo va más. Y tranquilo, no te va a sobrar tiempo, tienes mucho que comunicar a la gente.

Y si tienes suerte y eres súper eficiente, siempre hay alguna documentación no escrita que dejas para más adelante.

HAZ TRASPASO DE INFORMACIÓN

Para mi la parte más importante. Tienes que conseguir contarle al equipo todo lo que tu sabes que necesitarán en tu ausencia. Normalmente no os vais todos los miembros del equipo a la vez, y tu ausencia no se notará tanto, pero suele haber idas y venidas, así que informemos a todos de todo.

Yo tengo la suerte de que de momento somos dos quien hacemos este trabajo. Estamos en proceso de cambio de roles, así que la otra persona está al tanto de casi todo.

INVOLUCRA AL EQUIPO

Tu labor es organizar al equipo y saber todo lo que está en el tintero para lo que viene, pero sueles tener más información que otros, ya que tu juntas las piezas. Estos días involucra más al equipo en estas labores. Hazles partícipes en reuniones a las que de normal no asistirían.

Cuanta más información tengan todos los miembros, más fácil que todo salga bien. Ésto aplica a todo el año, pero estos días se hace más notorio. Intentemos evitar jugar al teléfono roto contándoselo a todos.

DÉJALO POR ESCRITO

Para mi lo más importante, las cosas escritas no dan lugar a errores ( o menos ). Así que no falte mandar un correo a todo el mundo con todo el detalle posible. A mi me encanta tener un email explicando las cosas cuando tengo dudas, y por eso creo que debo mandarlo yo, porque sí sirve de ayuda.

Que no te de miedo un email largo, eso significa que tiene mucho detalle, y eso es bueno. Eso sí, intenta estructurarlo bien y que sea legible. Haz que tenga secciones bien separadas y con una estructura clara. Mucho texto es bueno, pero puede hacerse pesado, así que cuidado. Yo estoy empezando a usar claves de iconos que pongo al principio del email para diferenciar hitos con detalles «extra».

Soy una persona visual, que le vamos a hacer.

Por ejemplo, hay veces que uso el icono 📢 antes de los párrafos para saber que son las explicaciones de los errores que ya están corregidos. Son datos que no son necesarios para la siguiente semana, pero creo que es importante que las personas que gestionan ésto, sepan el por qué de las cosas, y no solo el qué.

y mi mayor descubrimiento, haz un video explicativo si crees que es más sencillo para todos. Muchas veces, en vez de adjuntar 20 fotos y escribir 300 palabras, es más fácil hacer un video grabando el escritorio.

Yo estoy ahora utilizando Loom. Me parece muy sencillo de usar, y tienes una parte gratuita bastante amplia. Grabas la pantalla con tu cara en pequeñito, y en un momento has explicado claramente lo que te costaría medio correo. Ésto te genera un link al video que lo pones en el correo, y te olvidas. No tienes que estar adjuntando los videos en el email, que al final se hace más tedioso. Además, puedes hacer los videos públicos, privados, o ponerles una clave. Así tu información estará a salvo. Y si es verdad que tienes una restricción de 5 minutos de video en la versión gratuita. Pero es mejor hacer videos cortos, explicando las cosas por separado. Queda más claro y la persona que lo ve no se asusta al verlo.

Eso sí, no solo adjuntes en video en la sección del email y dejes lo demás en blanco. Siempre pon una introducción de lo que trata por escrito, una breve descripción, y todos los links a los ficheros que hagas referencia. Así dejas la decisión de ver el video o no a la persona que lee el email, si cree que le aporta información lo abrirá.

VE HACIÉNDOLO POCO A POCO

Mi recomendación, comunícate conforme vayan pasando las cosas. Informa al equipo al final de cada error. Ve escribiendo el mail día a día. No lo dejes para el último momento. Se te olvidarán cosas, y se te hará un infierno. Ve añadiendo hitos conforme vayan pasando, y si hace falta el ultimo día resestructura lo que necesites. Pero no escribas todo de una en el último momento.

¡ La información es poder !